Scanning tous formats : Digitalisation des registres d’état civil et population villes et communes
La digitalisation des registres d’état civil est devenue essentielle pour les villes et les communes. En effet, elle permet de faciliter l’accès aux documents, tout en optimisant les opérations administratives. Le scanning tous formats joue un rôle clé dans cette numérisation, puisqu’il permet de traiter des documents de différentes tailles. Cet article explore cette facette de la logistique documentaire GED.


En quoi consiste la digitalisation des registres d’état civil ?
La digitalisation des registres d’état civil consiste à transformer les documents papier en fichiers numériques :
- actes de naissance ;
- actes de mariage ;
- actes de décès ;
- actes de population ;
Cette numérisation peut notamment s’effectuer grâce au scanning tous formats. Les scanners spécialisés permettent ainsi de transformer des documents papier de toutes tailles en fichiers numériques de haute qualité. Les fichiers numériques peuvent ensuite être gérés via un système de logistique documentaire GED (Gestion Électronique des Documents).
Bon à savoir
Depuis 2019, en Belgique, les actes de l’état civil doivent être enregistrés à la BAEC (Banque de données des Actes de l’État Civil). Il s’agit d’une base de données qui permet la création, la gestion et la conservation électronique des actes d’état civil.
Les avantages du scanning tous formats pour les villes et communes
Le scanning tous formats offre de nombreux avantages pour les villes et les communes. Ce processus permet entre autres de scanner des documents de grande taille ou des papiers sensibles sans compromettre leur intégrité.
Les solutions de scanning peuvent également offrir des fonctionnalités avancées, telles que :
- la correction automatique d’images,
- et la suppression des pages blanches.
Puis, cela permet non seulement de produire des fichiers numériques de haute qualité, mais aussi d’en faciliter la recherche et l’exploitation.
Pourquoi digitaliser les registres d’état civil et population?
La numérisation des actes de naissance via le scanning tous formats présente de nombreux avantages pour les administrations locales publiques.
- Accès immédiat aux documents : Les agents municipaux communaux peuvent consulter instantanément les archives numérisées, facilitant ainsi le traitement des demandes des citoyens.
- Sécurité des données : La numérisation offre une meilleure protection contre les sinistres tels que les incendies, les inondations ou les vols. De plus, les informations sensibles sont protégées par des systèmes de sécurité avancés.
- Optimisation des espaces de stockage : En numérisant les archives, les administrations locales publiques réduisent considérablement leurs besoins en espace physique, libérant ainsi des ressources pour d’autres utilisations.
- Traitement plus rapide : Le temps de recherche et de traitement des documents est réduit grâce à une meilleure organisation et accessibilité des données numérisées.
Pourquoi choisir Village n°1 Entreprises pour le scanning tous formats ?
Village n°1 Entreprises est un expert reconnu en matière de logistique documentaire (GED). Grâce à notre savoir-faire et à notre équipement spécialisé, nous sommes en mesure de répondre efficacement aux besoins spécifiques des administrations locales publiques dans la gestion de leurs registres d’état civil et population.
Voici pourquoi choisir Village n°1 Entreprises pour la digitalisation de vos documents :
- Le scanning de tous formats de documents, de la carte de visite aux grands formats (A0+)
- Une expertise pointue dans la digitalisation des documents administratifs
- Un système de classement numérique intelligent
- Des interventions flexibles (sur site ou dans nos locaux)
- Une conformité totale aux normes RGPD
- Un accompagnement personnalisé tout au long du projet
En conclusion
La digitalisation des registres d’état civil et population est essentielle pour les villes et les communes. En choisissant Village n°1 Entreprises pour le scanning tous formats de vos dossiers, vous optez pour une solution efficace de gestion de documents. Contactez-nous dès maintenant pour profiter de toutes nos solutions de logistique documentaire GED !