Logistique documentaire

GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS

Nous proposons pour la gestion électronique de vos documents, les services suivants :

• Scanning de tous les formats (y compris plans A0++)
  • digitalisation des dossiers médicaux pour les cliniques/hôpitaux
  • digitalisation des dossiers urbanistiques pour les villes et communes
  • digitalisation des registres d’état civil (naissance – mariage – décès) pour villes et communes
  • digitalisation du courrier entrant pour type de société
  • digitalisation d’actes notariés
  • digitalisation de plans et schémas électriques (machines et outillage)
  • digitalisation des factures fournisseurs pour intégration dans la comptabilité.

• Encodage de données tous types de document : actes civils, attestations médicales,…

• Indexation des documents et/ou reconnaissance des champs d’indexation
• Contrôle des fichiers
• Gestion de bases de données
• Réponses aux emails reçus
• Retour de documents spécifiques vers le client
• Envois de brochures, documentations, etc.
• Dépôt du courrier sur le réseau informatique du client
• Stockage et/ou destruction des documents papier
• Gestion du courrier entrant, ouverture du courrier, tri et typologie spécifique au client
• Levée de boîtes postales et/ou collectes chez le client

Nous effectuons nos services de Logistique Documentaire sur notre site ou sur le site de nos clients.

PROTECTIONS DES DONNÉES 

Le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) impose à toute entreprise manipulant des données à caractère personnel (sensibles ou non) de garantir leur intégrité, leur confidentialité ainsi que leur sécurité.

Le RGPD se pose également comme objectif de renforcer les droits des personnes et de responsabiliser les acteurs qui traitent ces données personnelles. Le Village n°1 Entreprises a adopté une solution informatisée pour se mettre en conformité avec le RGPD et a désigné un DPO pour en surveiller le cadre légal. Sa mission principale est la définition des rôles, des responsabilités et des obligations pour le responsable de traitement et personnes associées au traitement des données à caractère personnel, de mettre en œuvre toutes les mesures définies et les procédures écrites internes afin de garantir et d’être à même de démontrer, à tout moment, le respect des règles relatives à la protection des données. Au Village n°1 Entreprises, l’accès aux données à caractère personnel est déterminé par des droits octroyés préalablement. Les accès aux locaux sont sécurisés par l’utilisation d’un badge nominatif. Dès le démarrage d’un nouveau projet, une équipe pluridisciplinaire se charge d’étudier la faisabilité du projet et détermine les règles de sécurité à mettre en place. 

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion documentaire désigne le processus d’organisation, de stockage, de sécurisation et de récupération des documents et des informations d’une manière systématique et efficace. Elle implique l’utilisation de la technologie et des meilleures pratiques pour gérer l’ensemble du cycle de vie des documents, de la création à la destruction.

L’objectif de la gestion documentaire est de garantir que les documents sont facilement accessibles, exacts, à jour et sécurisés, tout en minimisant les risques associés à la perte de données, aux failles de sécurité et à la non-conformité.

Une gestion efficace des documents est cruciale pour les entreprises et les organisations afin de maintenir l’efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire.

Les avantages d’externaliser sa gestion documentaire

L’externalisation de la gestion des documents peut présenter plusieurs avantages pour les entreprises, quelle que soit leur taille :

Amélioration de la collaboration

Un système de gestion documentaire (SGD) efficace permet une collaboration transparente entre les membres de l’équipe. En permettant le traitement simultané des documents et en intégrant des mécanismes de contrôle des versions, le système garantit que chaque collaborateur sait qui a apporté des modifications spécifiques à un document. Cette transparence favorise un travail d’équipe efficace, élimine les conflits de versions et stimule la productivité.

Une transmission efficace des informations

Une transmission fluide et sécurisée de l’information est cruciale pour toute organisation. Une solution de gestion documentaire bien mise en œuvre facilite l’échange de documents entre les employés, en fonction de leur niveau d’habilitation. Cela permet une diffusion transparente des informations vitales tout en garantissant la protection des documents sensibles.

Rationalisation des flux de documents

La mise en œuvre d’une gestion documentaire permet d’optimiser leurs flux documentaires de manière structurée. En automatisant les processus d’acheminement et d’approbation des documents, vous pouvez accélérer le partage des documents au sein des différents services de votre organisation. Cela permet de rationaliser le flux de documents, de réduire les erreurs manuelles et d’améliorer l’efficacité opérationnelle globale.

Gestion documentaire : Village n°1 Entreprises s’occupe de tout !

Pour vous aider à bénéficier d’une gestion documentaire efficace et rentable pour votre entreprise, Village n°1 Entreprises vous propose une gamme complète de services pour la gestion électronique de vos documents :

• Scanning de documents tous formats ;
• Numérisation de dossiers médicaux pour les cliniques/hôpitaux ;
• Numérisation de dossiers urbanistiques pour les villes et communes ;
• Numérisation des registres d’état civil ;
• Encodage de données pour tous types de documents (actes civils, attestation médicales, …) ;
• Indexation des documents et/ou reconnaissance des champs d’indexation ;
• Contrôle des fichiers ;
• Gestion de bases de données ;
• Réponse aux emails reçus ;
• Retour de documents spécifiques au client ;
• Envoi de brochures et documentations ;
• Gestion du courrier entrant ;
• Ouverture, tri et typologie spécifique au client ;
• Levée de boîtes postales et/ou collecte chez le client ;
• Stockage et/ou destruction des documents papier.

Bon à savoir : À noter que ces services peuvent être effectués aussi bien sur notre site que dans vos locaux.

Conclusion

En choisissant Village n°1 Entreprises pour votre gestion documentaire, vous pouvez être sûr que toutes vos données seront gérées de manière efficace, professionnelle et confidentielle. Cela vous permet de vous concentrer à 100% sur votre cœur de métier en toute sérénité, et nous nous chargeons du reste. Notre expérience et notre expertise vous permettront de gagner du temps, de l’argent et de l’espace de stockage tout en bénéficiant d’une gestion documentaire sans faille. Contactez-nous pour en savoir plus !